أفضل 9 مبادئ بسيطة للاتصال الفعال
أهمية الاتصال تنمو. فالاتصالات هي شريان الحياة في أي علاقة. نما الذي يمكن أن يكون أهم من الاتصالات؟ الجواب هو الاتصال الفعال.
للتأكد من تعبيرك عن نفسك بصورة واضحة وفعالة، ها هي 9 مبادئ للاتصال الجيد.
01 أن يكون لك هدف
حدد أولاً ماذا تريد أن يفعله جمهورك أو يحصل عليه من اتصالك. هل تضع نفسك كقائدة تفكير أو أنك تقنعهم باتخاذ إجراء؟ إن معرفة النتيجة المثالية في البداية وصياغة اتصالاتك عن قصد للوصول إلى هذا الهدف سيجعلها أكثر فاعلية. حدد أي مؤشرات أداء رئيسية يمكنها أن تظهر على أفضل وجه أن أهدافك قد تحققت، سواءً كانت نقرات أو مشاركات اجتماعية أو اشتراكات أو مشتريات.
02 أسمع
التواصل الجيد ليس طريقة واحدة أبداً. إذا لم تستمع أبداً إلى ما يقوله جمهورك أو إذا لم تمنحهم فرصةً للمشاركة، فستجد صعوبة في التواصل معهم بفعالية. لذا، أبحث واقرأ ما يكتبون، واطلب تغذيتهم الراجعة وادمج ما يبحثون عنه في ما تحاول نقله.
03 أضبط وسيلتك
يعد السياق الخاص بمكان وكيفية استهلاك اتصالك عاملاً حيوياً عليك أخذه بالاعتبار. على سبيل المثال، لن تقول أشياء معينة من خلال اتصالات خطية لأن نبرة وانعكاس الكلمة المنطوقة ليست هناك. على سبيل المثال، يمكنك التواصل على الهاتف بشكل مختلف عن التواصل وجهاً لوجه لأن الشخص الآخر لا يمكنه رؤية وجهك أو إيماءات يديك أو لغة جسدك.
لذلك، بمجرد أن تقرر التنسيق الأكثر جاذبية للوصول إلى جمهورك، تأكد من تخصيص المحتوى والرسائل لهذه الوسيلة.
04 كن منظماً
عند البدء، قم بإنشاء مخطط تفصيلي متماسك وعالي المستوى يتضمن هدفك ونقاطك الرئيسية التي تريد فهمها والطرق الرئيسية التي ستوضحها لجمهورك. استمر في التركيز على هذه الخطة، وكن تحليلياً في بحثك وتجنب تمدد النطاق.
05 كن مقنعاً
هذا هو السبب الكامل لأنك تتواصل، لذا افعله جيداً! هناك طرق مختلفة لإقناع الناس. لذلك، إذا لزم الأمر، ناشد الجانب العقلاني مع الحقائق المتصلة لدعم حجتك الرئيسية. لكن، ربما تحتاج في معظم الأوقات إلى جذب انتباه الجانب العاطفي لجمهورك. لقد أظهرت الدراسات أن عقلك العاطفي يعالج المعلومات بشكل أسرع بخمس مرات من الجانب المنطقي للعقل. لذلك، استخدم الصور والقصص التي تثير السعادة أو الأمل أو الفكاهة أو المفاجأة لتقربك من هدف تواصلك.
06 كن واضحاً
انصرف! وداعاً للإطناب! وداعاً أخطاء إملائية! اجعل كتابتك واضحة وموجزة. حدد صراحةً ما تجادل به، واجعله قصيراً قدر الإمكان، وتجنب الكلمات الطويلة عندما تكفي كلمة قصيرة وحافظ على جملك أقل من 30 كلمة. عادةً ما يتطلب هذا تحريراً للتخلص من كل ما هو غير ضروري.
07 الأقل أكثر
من المحتمل أن يكون جمهورك مشغولاً. لذلك لا تضيع وقتك (أو وقتهم) بحكايات غير متصلة، أو بمعلومات أو تفاصيل متكررة خاصةً عندما لا تساعدك في تحقيق هدف تواصلك الرئيسي. سوف يؤدي هذا إلى عدم المشاركة ويأخذ من فعالية جهودك.
08 كن فضولياً
وأخيراً، قرر دائماً أن تتعلم. بينما تبقى الأمور على حالها، فإن طريقة تواصلنا تتطور باستمرار. اقرأ الكثير وتحدث مع الموجهين ولا تفترض أبداً أنك تعرف كل شيء باتصال جيد. لجهودك الفردية، اختبر تنسيقات وأنماط مختلفة لمعرفة ما هو أفضل عند الاتصال مع جمهورك الفريد وكن دائماً منفتحاً للتغذية الراجعة.
أكثر الحواجز شيوعاً للاتصال الفعال
المواقف: يمكن للمشاعر مثل الغضب أو الحزن أن تفسد الموضوعية. كما بإمكان التوتر، أو وجود أجندة شخصية أو “الحاجة إلى الصواب بغض النظر عن” جعل الاتصالات أقل فعالية. وهذا يعني “الضوضاء العاطفية”.
اللغة: قد يبدو هذا أمراً سهلاً، لكن قد يواجه حتى الأشخاص الذين يتحدثون نفس اللغة صعوبةً في فهم بعضهم البعض إذا كانوا من أجيال مختلفة أو من مناطق مختلفة من نفس البلد. اللغات العامية، والمصطلحات المهنية، والعامية الإقليمية.
الحواجز الفسيولوجية: اعتلال الصحة، ضعف البصر أو صعوبات السمع، الألم.
الضوضاء الثقافية: يفترض الأشخاص أحياناً افتراضات نمطية عن الآخرين استناداً إلى خلفياتهم الثقافية.
الغموض والاستخدام المفرط للتجريد: قول نصف الأشياء، استخدام الكثير من التعميمات أو الأمثال أو الأقوال، يمكنها جميعاً أن تؤدي إلى اتصالات غير واضحة ويمكن أن تفسر بسوء فهم.
الافتراضات والقفز إلى الاستنتاجات: قد يؤدي هذا إلى توصل الشخص إلى قرار بشأن شيءٍ ما قبل الاستماع إلى جميع الحقائق.
الترجمة كعامل رئيسي لتحقيق التواصل الفعال
من الضروري فتح خطوط اتصال تساعد على ضمان فهم احتياجات العميل وتقييمها بشكل صحيح. للقيام بذلك، وتحديد الخدمات المطلوبة، اطرح أسئلة ملائمة. فيما يلي بعض الأسئلة المحتملة العديدة:
- ما هي أهداف العميل؟
- هل هناك أي متطلبات فنية أو معرفة خاصة؟
- هل التوطين عامل، أم أنه لغة عامة عالمية مناسبة؟
- هل هناك موعد نهائي؟
- هل هناك أي اعتبارات خاصة بالتنسيق أو التصميم الجرافيكي؟
- هل سيكون هناك مراجعة عميل؟
يسهم وجود إجابات على هذه الأسئلة وغيرها من الأسئلة المتصلة في إيجاد تفاهم – اتفاق – بين مزود ترجمة، والذي نفترض هنا أنه وكالة ترجمة وعميل وسير عمل فعال سيكون عاملاً أساسياً في نجاح المشروع في نهاية المطاف.
التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية في حالات العملاء الرئيسيين الذين لديهم مشاريع كبيرة تحتاج إلى ترجمة مترجمة إلى لغات متعددة أو مشروعات أصغر إلى لغة واحدة مستهدفة. من المهم أن ندرك أنه في بعض الأحيان قد تتلقى وكالة معلومات متناقضة من جهات اتصال مختلفة مشاركة في المشروع.
أياً كان الأمر، سيكون من المفيد للغاية إذا تمكنت الوكالة من أن يقوم العميل بتحديد جهة الاتصال الرئيسية. لا يمكن أن يكون هناك أصوات متعددة للوكالة للتعامل معها. يحتاج الشخص المخوّل إلى التعامل مع جميع الشكوك وطلبات التوضيحات والمسائل الفنية والتوطين.
في بداية أي مشروع، لا بد من تأكيد المواصفات للعميل خطياً (اللغة، الموعد النهائي، وما إلى ذلك) في أقرب وقت ممكن. تأكد من تحديد كل التفاصيل.
يجب أن يكون التواصل مع العميل موجزاً وواضحاً. بالإضافة إلى ذلك، كلما طُرحت أسئلة، يحتاج المترجم إلى تقديم اقتراحات حول كيفية حلها للعميل. يجب أن تكون الوكالة متاحة أيضاً للرد على أي استفسارات أو مخاوف للعميل. وبالمثل، قد يكون من الضروري أيضاً لمدير المشروع تقديم التوجيه للعميل عند التعامل مع مراجعات العملاء.
يجب أن لا يكون التواصل بين العميل ومدير المشروع شأناً أحادي الجانب. يحتاج كلا الطرفين إلى التعبير بشكل فعال عن توقعاتهم واحتياجهم من بعضهم البعض لضمان نجاح المشروع.
مما لا شك فيه، الاتصالات هي سمة هامة لإدارة المورد.
يجب أن تزود الوكالة مورديها، مثل المترجمين أو المحررين أو أشخاص النشر المكتبي، بكل تعليمات وتفاصيل المشروع المتصلة خطياً عبر البريد الإلكتروني.
من البداية، يجب أن يحصل الموردون على وصف موجز للمشروع مع عدد الكلمات والمهمة الدقيقة المطلوب منهم تنفيذها، بالنظر إلى حقيقة إمكانية أن يقدم بعض الموردين خدمات متعددة.
بقدر ما قد يبدو الأمر واضحاً، قد يكون من الضروري أيضاً تضمين اللغة المستهدفة حيث يتعامل بعض الموردين بلغات مختلفة.
أخيراً، يجب أن يعرف الموردون الموعد النهائي. تأكد من تضمين التاريخ والساعة والمنطقة الزمنية المقابلة (منطقة زمنية شرقية أو مركزية أو خاصة بكل بلد، وما إلى ذلك). بإعطاء الموعد النهائي المفصل، سوف تتجنب الوكالة الارتباك. وتجنب الارتباك يوفر الوقت الثمين والطاقة والمال. تذكر التعبير، “الوقت مال”.
التواصل الجيد هو التواصل الفعال يعتبر التواصل حجر الزاوية في مهنتنا. ولتكون فعالاً في التواصل – سواءً كنت تبيع منتجاً أو تحاول إقناع مجموعة بالتصرف أو بمواءمة فريقك – يجب أن تساعد مبادئ الاتصال هذه في تركيز أفكارك على شيء قوي ومفيد.